2023年10月にインボイス制度が始まってから、経理現場では「請求書のチェックに時間がかかる」「登録番号の確認が面倒」という声が増えています。
実はインボイス制度への対応はAIツールを活用することでほぼ自動化できます。本記事では経理実務経験者がインボイス制度対応を効率化する具体的な方法を詳しく解説します。
インボイス制度で経理業務が増えた理由
インボイス制度の開始により、経理担当者の業務は確実に増えました。
受け取る側（買い手）で増えた業務
- 受け取った請求書が適格請求書(インボイス)かの確認
- 取引先の登録番号の真正性チェック
- 適格請求書と非適格請求書の区分経理
- 仕入税額控除の計算（経過措置の適用）
発行する側（売り手）で増えた業務
- 適格請求書の発行（登録番号・税率・税額の記載）
- 適格請求書の写しの保存
- 取引先からの問い合わせ対応
これらの業務を手作業で行うと膨大な時間がかかります。
インボイス制度対応で経理担当者が抱える3つの悩み
悩み1：登録番号の確認が面倒
受け取った請求書の登録番号が本物か、国税庁のサイトで一件ずつ確認するのは大変です。
悩み2：適格・非適格の区分が煩雑
免税事業者からの仕入れは仕入税額控除が制限されるため、区分して経理する必要があります。
悩み3：経過措置の計算が複雑
2029年まで段階的に控除割合が変わる経過措置があり、計算が複雑です。
AIツールでインボイス対応を自動化する方法
1. クラウド会計ソフトで登録番号を自動チェック
主要なクラウド会計ソフトは登録番号の自動確認機能を搭載しています。
freeeのインボイス対応機能
- 取引先の登録番号を自動で国税庁データと照合
- 適格請求書かどうかを自動判定
- 経過措置の控除割合を自動計算
マネーフォワードのインボイス対応機能
- 登録番号の一括確認
- 適格・非適格の自動区分
- インボイス対応の仕訳を自動作成
弥生会計のインボイス対応機能
- スマート取引取込でインボイス情報を自動取得
- 登録番号のチェック機能
- 経過措置に対応した自動計算
2. AI-OCRで請求書を自動読み取り
受け取った請求書をスキャンまたは撮影すると、AI-OCRが以下の情報を自動で読み取ります。
- 取引先名
- 登録番号
- 取引日
- 取引内容
- 税率ごとの金額
- 消費税額
読み取った情報はそのまま会計データに反映されるため、手入力の手間がなくなります。
3. 適格請求書の発行を自動化
請求書を発行する側も、クラウド会計ソフトを使えばインボイス対応の請求書を自動で作成できます。
自動で記載される項目
- 自社の登録番号
- 税率ごとに区分した金額
- 税率ごとの消費税額
- 適格請求書の必須項目すべて
一度設定すれば毎回手作業で記載する必要がありません。
インボイス制度の経過措置を理解する
免税事業者からの仕入れについては、経過措置により段階的に控除割合が変わります。
| 期間 | 控除できる割合 |
|---|---|
| 2023年10月〜2026年9月 | 80% |
| 2026年10月〜2029年9月 | 50% |
| 2029年10月〜 | 0%（控除不可） |
この計算もクラウド会計ソフトが自動で行ってくれるため、経理担当者が複雑な計算をする必要はありません。
インボイス対応自動化の導入ステップ
ステップ1：自社の登録状況を確認する
適格請求書発行事業者の登録が済んでいるか確認します。まだの場合はe-Taxで登録申請ができます。
ステップ2：クラウド会計ソフトのインボイス機能を設定する
使っているクラウド会計ソフトでインボイス対応機能を有効化します。自社の登録番号を登録しておきます。
ステップ3：取引先の登録番号を登録する
よく取引する取引先の登録番号を事前に登録しておくと、毎回の確認作業が不要になります。
ステップ4：請求書のデジタル受領体制を整える
取引先からの請求書をできるだけ電子データで受け取る体制を整えます。AI-OCRと組み合わせることで完全自動化に近づきます。
インボイス対応でよくある質問
Q. 免税事業者との取引はやめるべきですか？
A. 一概には言えません。経過措置期間中は一定割合の控除が可能です。取引先との関係や価格交渉も含めて総合的に判断しましょう。
Q. 手書きの請求書でもインボイスになりますか？
A. 必須記載事項がすべて記載されていれば手書きでも適格請求書として認められます。ただし管理の効率を考えると電子化がおすすめです。
Q. 少額の取引でもインボイスは必要ですか？
A. 一定規模以下の事業者には、1万円未満の取引についてインボイスの保存が不要になる少額特例があります。詳細は税理士に確認してください。
【経験者の本音】自動化しても「登録番号の収集」と「税区分の選択」は人が要になる
私は経理の実務でインボイス制度への対応を進めてきましたが、率直に言って、制度開始直後から今に至るまで手間が減ったとは言い切れません。ツールで自動化できる部分は増えましたが、実際に現場で時間を取られたのは、自動化しきれない「人の作業」でした。ここでは実務で本当に苦労したポイントをお伝えします。
登録番号の収集に、とにかく時間がかかった
制度が始まって最初につまずいたのが、取引先の登録番号の収集です。新しい制度なので、すべての取引先に一社ずつ「登録番号を教えてください」と確認して回る必要がありました。これが想像以上に時間を要する作業でした。相手からの回答を待ち、番号をもらったら台帳に登録する——この地道な作業は、AIやOCRでは代替できません。取引先が多い会社ほど、ここは覚悟しておいたほうがいいと思います。制度そのものの全体像はインボイス制度とは？中小企業・個人事業主がやるべき対応まとめで整理しています。
未登録先の経過措置は「税区分の選択ミス」に要注意
そして最近特に神経を使うのが、登録番号がない（免税事業者などの）取引先の経過措置の処理です。適格請求書がない取引は、経過措置によって仕入税額控除できる割合が決まっていますが、この処理でいちばん間違えやすいのが会計ソフトの税区分の選択です。
通常の課税仕入れと、経過措置が適用される仕入れとでは、選ぶべき税区分が違います。ここを取り違えると控除額が変わり、消費税の計算そのものがずれてしまいます。しかも自動で読み取った仕訳でも、この区分は最終的に人が確認しないと安心できません。入力を自動化するほど、逆にこの「税区分が正しく選ばれているか」のチェックが重要になる、というのが実感です。消費税の区分そのものが不安な方は消費税の課税・非課税・不課税の違いもあわせてご確認ください。なお、具体的な税区分の判断に迷う場合は、最終的に顧問税理士に確認することをおすすめします。
まとめ
インボイス制度への対応は経理業務を増やしましたが、AIツールを活用することでほぼ自動化できます。特に以下の3つから始めることをおすすめします。
- クラウド会計ソフトのインボイス対応機能を設定する
- 取引先の登録番号を事前に登録しておく
- AI-OCRで請求書の読み取りを自動化する
インボイス対応の手間を最小限に抑えることで、経理担当者はより重要な業務に集中できるようになります。まずはクラウド会計ソフトのインボイス機能を確認することから始めましょう。
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