「経費精算の処理に毎月何時間もかかっている」「領収書の確認や差し戻しが面倒」という中小企業の経理担当者は多いはずです。
経費精算はAIツールを活用することで大幅に自動化でき、経理担当者と申請する従業員の双方の負担を減らせます。本記事では経理実務経験者が経費精算を自動化する具体的な方法を詳しく解説します。
経費精算業務の課題
経費精算は経理業務の中でも特に手間がかかり、ミスが起きやすい業務です。
従来の経費精算でよくある問題
- 紙の領収書を糊付けして提出する手間
- 申請内容と領収書の突合作業
- 計算ミス・記載漏れによる差し戻し
- 承認に時間がかかる
- 月末に申請が集中する
- 立替金の精算が遅れる
これらの問題は経費精算システムとAIツールの導入で解決できます。
経費精算自動化のメリット
1. 入力作業の削減
レシートをスマホで撮影するだけでAIが金額・日付・店名を自動入力します。
2. 計算ミスの防止
システムが自動計算するため、計算ミスがなくなります。
3. 承認の迅速化
スマホやPCから承認できるため、承認スピードが大幅に上がります。
4. 経理担当者の負担軽減
申請内容のチェックが自動化されるため、経理担当者の確認作業が減ります。
5. 不正の防止
規定違反の経費を自動で検知できるため、不正やミスを防げます。
経費精算を自動化するAIツール
1. 会計ソフト一体型
クラウド会計ソフトに付属する経費精算機能を使う方法です。会計処理まで一気通貫で自動化できます。
freee経費精算
- レシートのAI自動読み取り
- 会計データへの自動反映
- 承認ワークフロー
- 月額費用：freee会計に含まれる
マネーフォワードクラウド経費
- 高精度なOCR読み取り
- 交通費の自動計算
- 会計ソフトとの自動連携
- 月額費用：基本料金＋従量課金
2. 経費精算特化型
経費精算に特化した専用システムです。大人数の経費精算を効率化したい場合に適しています。
楽楽精算
- 国内導入実績No.1クラスの経費精算システム
- レシートの自動読み取り
- 交通系ICカードの読み取り
- 各種会計ソフトと連携
ジョブカン経費精算
- 低価格で導入しやすい
- スマホアプリで申請・承認
- 電子帳簿保存法対応
経費精算自動化の導入ステップ
ステップ1：現状の経費精算フローを整理する
現在どのように経費精算が行われているかを整理します。
確認ポイント
- 月間の経費精算件数
- 申請から承認・支払いまでの流れ
- かかっている時間
- よく発生する問題
ステップ2：経費精算システムを選ぶ
自社の規模と予算に合ったシステムを選びます。
| 従業員数 | おすすめのタイプ |
|---|---|
| 〜10人 | 会計ソフト一体型(freee・マネーフォワード) |
| 10〜50人 | 会計ソフト一体型または特化型 |
| 50人〜 | 経費精算特化型(楽楽精算など) |
ステップ3：経費精算規定を整備する
システム導入と合わせて経費精算のルールを明文化します。
規定に含める内容
- 経費として認められるもの・認められないもの
- 申請期限
- 承認フロー
- 上限金額
ステップ4：従業員に使い方を周知する
スマホアプリの使い方を従業員に周知します。レシート撮影だけで申請できるため、操作は簡単です。
ステップ5：運用を開始する
運用開始後は経理担当者の確認作業が大幅に減ります。承認もスマホから素早く行えます。
経費精算自動化の効果
経費精算システムを導入した場合の効果の目安です。
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 申請にかかる時間(1件) | 10分 | 2分 |
| 経理の確認時間(月) | 15時間 | 3時間 |
| 差し戻し件数 | 多い | 大幅減少 |
| 承認までの日数 | 3〜7日 | 1〜2日 |
電子帳簿保存法との関係
経費精算の領収書は電子帳簿保存法の対象です。経費精算システムを使うことで、スキャナ保存・電子取引データ保存の要件を自動で満たせます。
ポイント
- レシートをスマホ撮影すればスキャナ保存の要件を満たす
- タイムスタンプが自動付与される
- 紙の領収書を保管する必要がなくなる
経費精算自動化でよくある質問
Q. 小さい会社でも導入する意味がありますか？
A. あります。従業員が数人でも経理担当者の確認作業が減り、電子帳簿保存法にも自動対応できるメリットがあります。
Q. 交通費の精算も自動化できますか？
A. はい、交通系ICカードを読み取ったり、経路検索と連動して運賃を自動計算する機能があります。
Q. 既存の会計ソフトと連携できますか？
A. 主要な経費精算システムは主要な会計ソフトと連携できます。導入前に連携可否を確認しましょう。
まとめ
経費精算の自動化は経理担当者と従業員双方の負担を大きく減らします。特に以下の3つから始めることをおすすめします。
- 自社の規模に合った経費精算システムを選ぶ
- 経費精算規定を整備する
- レシート撮影による申請を従業員に周知する
経費精算を自動化することで、経理担当者は付加価値の高い業務に集中できるようになります。まずは使っているクラウド会計ソフトの経費精算機能を確認することから始めましょう。
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