「まだExcelと紙で経理をやっている」という中小企業は少なくありません。しかしクラウド化を進めることで経理業務の効率が劇的に上がります。
本記事では経理実務経験者が中小企業の経理クラウド化のメリットと具体的な進め方を解説します。
経理クラウド化とは？
経理クラウド化とは、これまでExcelや紙で行っていた経理業務をインターネット上のクラウドサービスに移行することです。
クラウド化することで以下が実現できます。
- どこからでもアクセスできる
- 自動でデータが同期される
- AIによる自動化が使える
- バックアップが自動で取られる
経理クラウド化のメリット
1. 場所を選ばず作業できる
クラウド会計ソフトはインターネットがあればどこでも使えます。在宅勤務や外出先でも経理業務ができます。
2. リアルタイムで財務状況を把握できる
クラウド化することで経営者がいつでもリアルタイムで財務状況を確認できます。経営判断のスピードが上がります。
3. 複数人で同時に作業できる
クラウドなら経理担当者と経営者・税理士が同時にデータにアクセスできます。確認作業や修正がスムーズになります。
4. 自動バックアップで安心
クラウドサービスは自動でバックアップが取られるため、データ消失のリスクがありません。
5. 常に最新の法令に対応
クラウドサービスは税制改正や法令変更に自動で対応します。ソフトのアップデートが不要です。
経理クラウド化の具体的な進め方
ステップ1：現状の経理業務を整理する
現在どんなツールで何の業務をやっているかをリストアップします。
確認項目
- 会計ソフトは何を使っているか
- 請求書はどうやって作成しているか
- 経費精算はどうやっているか
- 給与計算はどうやっているか
ステップ2：クラウド会計ソフトを選ぶ
現状の業務に合わせてクラウド会計ソフトを選びます。
| ソフト | おすすめ対象 | 月額料金 |
|---|---|---|
freee会計【freee会計】
| 初心者・個人事業主 | 1,980円〜 |
マネーフォワード クラウド会計
| 成長中の中小企業 | 2,980円〜 |
法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」
 | コスト重視・経理経験者 | 1,100円〜 |
ステップ3：銀行口座・カードを連携する
クラウド会計ソフトに銀行口座とクレジットカードを連携します。これだけで取引データの自動取得が始まります。
ステップ4：過去データを移行する
必要に応じて過去の会計データを新しいクラウドソフトに移行します。移行が難しい場合は新年度から切り替えるのが簡単です。
ステップ5：関連サービスと連携する
クラウド会計ソフトと請求書サービス・経費精算サービス・給与計算サービスを連携させて業務全体を自動化します。
経理クラウド化でよくある不安と解決策
不安1：セキュリティが心配
主要なクラウドサービスは銀行レベルのセキュリティを採用しています。むしろローカルのExcelファイルよりも安全です。
不安2：操作が難しそう
freeeなど初心者向けのクラウドサービスは非常に使いやすく設計されています。無料トライアルで試してみれば簡単さがわかります。
不安3：コストがかかる
月額数千円のコストがかかりますが、経理業務の効率化による時間削減効果を考えると十分元が取れます。
不安4：今のデータはどうなる
クラウドサービスへの移行は段階的に進められます。いきなり全部移行する必要はありません。
【経験者の本音】クラウド化は「初期設定」と「切り替え時期」で成否が決まる
私は経理の実務でクラウド会計への移行を進めてきましたが、その経験から言えるのは、クラウド化の成否は導入後の使い方よりも、むしろ「最初の設定」と「いつ切り替えるか」で大きく変わる、ということです。ここでは実際に手を動かしてきた立場から、押さえておきたいポイントをお伝えします。
初期設定は大変。でも、ここが一番重要
正直に言うと、クラウド会計の初期設定は大変です。銀行口座やカードの連携、勘定科目の設定、部門や取引先の登録——最初にやることは決して少なくありません。ただ、この初期設定こそが一番重要だと私は考えています。
ここを雑にやると、後々の自動仕訳がずれたり、欲しい集計が出てこなかったりして、結局あとから手直しに追われます。逆に、最初にしっかり設定しておけば、その後の運用は驚くほど楽になります。面倒でも最初にきちんと時間をかける——これが後悔しないためのコツです。ソフト選びの段階で迷っている方は弥生会計vsfreeevsマネーフォワードの比較も参考にしてください。
期の途中での切り替えはやめたほうがいい
もう一つ、実務者として強く言いたいのが、期の途中でソフトを切り替えるのはやめたほうがいい、ということです。期の途中で移行すると、それまでの数字と新しいソフトの数字を突き合わせる必要が出てきて、決算のときに余計な手間とミスのもとになります。
切り替えるなら、新しい期の期首から。ここを守るだけで、移行の負担は大きく減ります。導入を検討しているなら、決算のタイミングから逆算してスケジュールを組むことをおすすめします。
連携させることで数字の「早期化」ができる
手間をかけて初期設定を整える価値は、運用に入ってから実感できます。銀行やカード、各種サービスを連携させておくと、取引データが自動で取り込まれ、数字を締めるまでのスピードが格段に上がりました。いわゆる「早期化」です。
月次の数字が早く見えれば、経営者への報告も早くなり、打ち手を考える時間が増えます。クラウド化の本当の価値は、単なる作業の楽さではなく、この「経営判断が早くなること」にあると感じています。月次を早く締める具体的な方法は中小企業の月次決算を効率化する方法で解説しています。
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クラウド化とあわせて検討したいテーマは次の記事で解説しています。
まとめ
経理のクラウド化は中小企業の業務効率化に欠かせない取り組みです。まずはクラウド会計ソフトの無料トライアルから始めて、自社に合ったサービスを見つけましょう。
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