会計ソフトの乗り換えで一番手間がかかるのは、新しいソフトの操作を覚えることではありません。引き継げないデータをどう扱うかと、旧ソフトをいつ解約するかの2つです。
私は弥生・freee・勘定奉行を実務で使い、乗り換えも経験してきました。その立場から、事前に知っておくと違う点をまとめます。切り替えの時期そのものについては経理のクラウド化の進め方で書いているので、この記事では「ソフトからソフトへ移すときに具体的に何が起きるか」に絞ります。
引き継げるもの・引き継げないもの
結論から言うと、残高は移せても、過去の中身は基本的に移りません。ここを勘違いしていると、移行後に「思っていたのと違う」となります。
過去の仕訳明細は移らないと考えておく
多くの乗り換えでは、期首残高や勘定科目の一覧は取り込めます。しかし、過去の仕訳を一本一本、新しいソフトの中で検索できる状態にまで持っていけるケースはそれほど多くありません。
結果として「数字は合っているが、その数字がどう積み上がったかは旧ソフトを開かないとわからない」という状態になります。これが後で効いてきます。
補助科目・部門の内訳は崩れる前提で考える
勘定科目そのものは移せても、その下にぶら下がっている補助科目や部門別の内訳は崩れることがあります。部門別で数字を見ている会社ほど影響が大きくなります。
移行後に内訳を作り直す作業が発生するので、乗り換えの工数を見積もるときは、この分を必ず入れておいてください。ここを見込んでいないと、移行の予定が丸ごとずれます。
固定資産台帳は手で入れ直すことが多い
見落とされやすいのが固定資産台帳です。取得日・取得価額・耐用年数・既償却額といった情報はそのまま移せないことが多く、結局は手で入れ直すことになります。資産の件数が多い会社では、ここが一番の山場です。
償却の履歴を引き継ぎ損ねると、翌期以降の償却費が狂います。入れ直したあとは、旧ソフトの償却明細と突き合わせて検算してください。金額の区分そのものの考え方は消耗品費と固定資産の違いで解説しています。
【経験者の本音】旧ソフトはすぐに解約しない
乗り換えが済むと、旧ソフトの契約を早く切りたくなります。費用が二重にかかるからです。ただ私は、一定期間は並行して契約を残すという判断をしました。理由は2つあります。
解約すると過去データを見る手段がなくなる
クラウド型の会計ソフトは、解約すると過去のデータにアクセスできなくなるのが一般的です。前述のとおり過去の明細は新しいソフトに移っていないので、解約した瞬間に「調べる手段がない」状態になります。
過去の処理を確認したい場面は、乗り換えた翌年以降にも普通に発生します。感覚的には、旧ソフトの契約料は保険料だと思って払っていました。二重に払う数か月分と、調べられなくなるリスクを天秤にかけると、私は前者を選びます。
電子帳簿として保存している場合はさらに慎重に
もう一つが電子帳簿保存法との関係です。会計データを電子帳簿として保存している場合、旧ソフトを解約したあとも要件どおりに保存し続けられるのか、という論点が出てきます。私はここが引っかかって、並行期間を長めに取りました。
この論点は自社がどの方法で保存しているかによって結論が変わります。国税庁の電子帳簿保存法一問一答で自社のケースにあたる問を確認したうえで、最終的には顧問税理士に確認してください。「解約してよいか」を経理担当者が自己判断で決める場所ではない、というのが私の考えです。電子帳簿保存法の全体像は電子帳簿保存法の基本と対応方法にまとめています。
乗り換え前にやっておく3つの準備
やってみて「先にやっておけばよかった」と思ったことが3つあります。どれも移行を始める前の話です。
1. 勘定科目の対応表を先に作る
旧ソフトの科目と新ソフトの科目をどう対応させるか、移行の前に決めておきます。これをやらずに走らせると、移行後に「この科目はどこへ行ったのか」を一つずつ追う羽目になります。
私は最初これを省いて、あとから科目の統合や付け替えに時間を取られました。表計算ソフトで対応表を1枚作るだけの作業なので、費用対効果は極めて高いです。
2. 移行できる範囲をベンダーに先に確認する
契約する前に、何が引き継げて何が引き継げないのかを具体的に聞いておきます。「データ移行に対応しています」という説明が、残高だけを指しているのか明細まで含むのかは、ソフトによって違います。
上で挙げた仕訳明細・補助科目・固定資産台帳の3つは、名指しで確認する価値があります。漠然と「移行できますか」と聞くと、漠然とした答えしか返ってきません。
3. 旧ソフトの出力機能を先に試す
解約が近づいてから「欲しい形式で出せない」と気づくと、打つ手がありません。乗り換えを決めた段階で、総勘定元帳・仕訳帳・試算表・固定資産台帳を、PDFとCSVの両方で実際に出力してみてください。
出せることを確認してから移行を始めると、解約の判断がぐっと楽になります。逆に言えば、出力を試すまでは解約の話を進めない方がいいということです。
決算直前と繁忙期の乗り換えは避ける
時期について一つだけ。決算直前と繁忙期の乗り換えはやめたほうがいいです。乗り換えの手間と決算の手間が重なると、どちらも雑になってミスが出ます。
乗り換えは「うまくいって当たり前、失敗すると数字が狂う」種類の作業です。落ち着いて検算できる時期にやるのが結局は一番早い。切り替えのタイミングの考え方は経理のクラウド化の進め方で詳しく書いています。
あわせて読みたい
ソフト選びと移行については、次の記事もあわせてご覧ください。
乗り換え先を検討している段階なら、候補のソフトを実際に触ってから決めるのが確実です。どれも無料で試せるので、上で挙げた「移行できる範囲」を問い合わせながら並行して触ってみてください。
freee会計
マネーフォワード クラウド会計
弥生会計 Next
まとめ
会計ソフトの乗り換えで押さえておきたい点を整理します。
- 残高は移せても過去の中身は移らない。仕訳明細・補助科目や部門の内訳・固定資産台帳は引き継げない前提で工数を見積もる
- 固定資産は償却履歴を引き継ぎ損ねると翌期以降の償却費が狂う。入れ直したら旧ソフトの明細と突き合わせて検算する
- 旧ソフトはすぐに解約しない。解約すると過去データを見る手段がなくなる。並行期間の契約料は保険料と考える
- 電子帳簿として保存している場合、解約の可否は保存方法によって変わる。自己判断せず顧問税理士に確認する
- 事前準備は3つ。勘定科目の対応表を作る／移行できる範囲をベンダーに確認する／旧ソフトの出力機能を試す
- 決算直前と繁忙期は避ける。乗り換えと決算が重なるとどちらも雑になる
乗り換えそのものは、準備さえしておけば恐れるような作業ではありません。ただ「移行できると思っていたものが移行できなかった」ときの手戻りが大きいので、契約前の確認にいちばん時間をかけてください。なお、電子帳簿の保存方法や個別の税務判断については、最終的に顧問税理士に確認することをおすすめします。
